Účetní praxe v několika krocích
Navázala jsi spolupráci s prvním klientem a říkáš si...
"A co teď?"
Každá účetní jednotka by měla mít vnitřní účetní směrnici. V účetní směrnici se vlastně popíše způsob vedení účetní agendy - oběh dokladů (schvalovací kolečko před platbou), používaný účetní rozvrh, používaný kurz u cizích měn (denní, pevný,..) odpisový plán, tvorba a účtování rezerv, způsob účtování zásob, rozhodnutí od jakého limitu účtovat časové rozlišení nákladů a výnosů, pokud firma využívá paušální výdaje na dopravu - jestli je automobil využívaný pro soukromé účely nebo jen pro ekonomické. A spoustu dalšího.
Pokud klient už nějakou dobu funguje a ty přebíráš účetnictví od jiné účetní, měla by ti dodat všechny potřebné doklady a výstupy. Také informace o tom, na co si dát pozor, čemu věnovat v dané firmě pozornost a na jaký způsob je klient zvyklý. Ty si pak s klientem můžeš domluvit způsob jiný, nebo ponechat ten zajetý. Ale měla by si navázat na účetní metody, případnou změnu zaznamenat do směrnic - začít se změnou ale od nového účetního období.
Pokud je tvůj klient nově vzniklá firma, bylo by fajn se s ním pobavit o tom, co jsou jeho povinnosti z pohledu účetnictví a daní, jak by si chtěla aby spolupráce probíhala a jak by si to představoval on. To je důležité, jak uvidíš níže, je tolik věcí, na kterých je potřeba se domluvit. Za svou praxi jsem se setkala s různými typy spolupráce s klienty. Spolupracovala s několika účetními kancelářemi...a každá měla svůj odlišný způsob a každé to moc dobře fungovalo, každé jinak. Takže neexistuje jedno správné tvrzení jak si nastavit spolupráci s klientem ani jak nastavit způsob vedení účetní agendy.
Měli byste si s klientem také ujasnit způsob a termíny předávání dokladů. Jestli bude vše předáváno elektronicky, nebo fyzicky.
Také termíny, ty jsou důležité. Pokud je klient měsíční plátce DPH, doporučuji chtít všechny doklady nejpozději kolem 12-15 dne v měsíci. Zpracovat DPH cca kolem 20-22. s tím, že má klient ještě čas dodat případné zapomenuté doklady.
Založení účetní jednotky a nastavení počátečních stavů
Ideální je, pokud přebíráš účetnictví od jiné účetní, aby ti dala výstupy, které si přímo naimportuješ do svého programu (nejlepší je, když využíváte stejný program, ale jde to i pokud jsou rozdílné). Pokud ti nedodá formáty, které můžeš importovat, je potřeba vše zadat ručně.
Nastavení účtů, analytiky, apod.
Tady opět platí, pokud máš naimportovanou agendu od předchozí účetní, veškeré používané účty a jejich analytiky jsou nastaveny, případně zadáš ručně - dle předcházejícího roku.
Pokud je to nově vzniklá firma, je potřeba vše nastavit od začátku. Záleží, jak moc je to firma velká - s jakým objemem. Pokud například prodává pouze jednu službu bude ti stačit nastavit jen jeden účet pro tržby z prodeje služeb. Pokud bude nakupovat různé služby a zboží, je určitě lepší mít nastavenou jednotlivou analytiku.
Například 501100( kancelářské potřeby, 501200 úklidové prostředky, 518100 telefonní služby, 518200 lektorské služby, apod.)
Samotné účtování dokladů
Tahle kapitola je celkem zásadní, ale přitom v každé firmě je to trochu jinak. Každá účetní jednotka si může zvolit svůj vlastní systém. Závisí i na tom, co po tobě tvůj klient vše chce. Pokud po tobě chce i vystavovat faktury, hradit přijaté faktury - zadávat příkazy do banky apod. Je důležité si udělat systém tak, aby ti vyhovoval, neměla si v tom zmatek a nezapomínala na důležité úkoly. Například každé pondělí kontrolovat splatnosti faktur a zadat je do banky až do neděle. V pondělí opět zadat do banky nové.
Můžeš si i určit (také dle přání klienta) jestli budeš přijaté faktury všechny zadávat do agendy přijaté faktury, nebo ty hrazené kartou do ostatních závazků, nebo jen ty pod 10tis hrazené kartou do závazků, nad 10tis do faktur.
Nebo jen účtenky z obchodu hrazené kartou do ostatních závazků. To stejné s platbami hotově a agendou pokladna. Jakmile si nějaký takový systém nastavíš, neměla by si ho v průběhu roku měnit. V účetnictví bude mnohem větší pořádek a budou se ti také lépe dohledávat chyby.
Zpracovávání DPH a KH
Jak jsem říkala, mít nastaveny s klientem termíny pro předání dokladů. Klient po tobě může chtít aby si zpracované DPH a KH posílala na FÚ ty sama - buď z datové schránky společnosti nebo z tvojí datové schránky (na základě uzavřené plné moci). Nebo budeš klientovi posílat zpracované soubory a on si bude podávat sám. Můžeš mu generovat příkazy k úhradě DPH, případně je z banky sama hradit - dle domluvy klienta.
Mezitímní uzávěrky
Doporučuji si jednou za měsíc/ čtvrt/půl roku dělat mini uzávěrky. Záleží, kolik času tomu můžeš věnovat a jak velký objem zpracováváš. Když si je budeš průběžně dělat, budeš mít v účetnictví stále pořádek, budeš vědět, co se děje, co ti klient ještě dluží dodat (většinou jsou to doklady k platbám v bance, které ti zapomněl přiložit, apod 😊 ) A na konci roku ti to usnadní práci. Jednak klient bude chtít určitě ke konci listopadu/v prosinci vědět, jaký mu plus mínus vychází výsledek hospodaření, aby se podle toho mohl zařídit. A když to budeš mít hezky předpřipravené, nezabere ti to tolik času. Jen si představ, když to takhle po tobě budou chtít všichni klienti co nejdříve a ty to nebudeš mít připravené 🤯
Účetní uzávěrka
Finální účetní uzávěrka, kdy projdeš veškeré účty, doúčtuješ co je potřeba a nachystáš na zpracování daňového přiznání a účetních výkazů.
(Jaké chyby v účetní uzávěrce můžou vzniknout a jak jim předejít jsem napsala v článku pro Portál Pohoda, který si můžeš přečíst ➡️ zde.)
Daňové přiznání
Některé firmy chtějí zpracovat daňové přiznání po své účetní, i když účetní jako taková na to nemá kompetenci a daňové přiznání by měl vždy zpracovávat pouze daňový poradce. Ten s účetní komunikuje, případně po ní chce doplnit potřebné informace.
Datová uzávěrka
Po podání daňového přiznání si v účetním programu uzavřeš daný rok - datová uzávěrka. A otevřeš si rok nový. Většina programů si převezme konečné stavy daného roku a sama je nastaví v roce novém do počátečních stavů.
Podíl na zisku
Firma by si do 6 měsíců od zpracování účetní závěrky měla svolat valnou hromadu a na ní účetní závěrku schválit - zápisem z valné hromady. Může na ní také rozhodnout o vyplacení podílu na zisku - pokud splní podmínky pro vyplacení (například aby nevedlo vyplacení k úpadku společnosti, atd.). Podíly jsou splatné do 3 měsíců od rozhodnutí. Z podílu musí být sražena daň (15%), která musí být na FÚ odvedena (ze společnosti) také do tří měsíců.